Home » Cara » 20 Cara Bikin Lamaran Kerja Lewat Email

20 Cara Bikin Lamaran Kerja Lewat Email

Bagaimana cara membuat lamaran kerja lewat email yang baik dan benar? melamar kerja adalah kegiatan yang sangat penting buat para fresh graduate dan juga job seeker. Karena kalian pastinya membutuhkan pekerjaan supaya bisa produktif dan menghasilkan income.

Tapi banyak yang masih bingung bagaimana cara mengirim surat lamaran kerja, cv dan file pendukung lainnya ke pihak HRD, lewat email. Kebanyakan pemula sembarangan mengirim berkas tersebut, yang membuat mereka tidak diterima dalam proses pemberkasan.

Dahulu orang-orang hanya bisa mengirimkan surat lamaran melalui kantor pos ataupun menetapkannya langsung ke kantor perusahaan terkait. Namun sekarang dengan canggihnya teknologi informasi, sobat ukm sumut bisa mengirimkan surat lamaran hanya menggunakan electronic mail atau sering disingkat di email.

Ada banyak sekali penyedia email gratisan seperti google mail (gmail), yahoo mail (ymail), yandex mail, dan banyak lagi. Tapi buat sobat ukmsumut yang memiliki perangkat Android, pastinya tidak asing lagi dengan Gmail karena menjadi salah satu produk utama dari Google yang terintegrasi dengan perangkat Android.

Cara Membuat Lamaran Pekerjaan Lewat Email

Nah buat kamu yang sering bingung atau masih baru dengan fitur yang ada ada di dalam email, serta asing dengan tata cara pengiriman lamaran kerja yang formal menggunakan email, maka kali ini kita akan mencoba membahas panduannya lebih lengkap supaya kamu sedikit terbantukan.

Pada dasarnya mengirim surat lamaran menggunakan email sama saja dengan mengirimkan email pada umumnya. Hanya saja perbedaannya disini kamu mengirimkan secara formal dengan memperhatikan berbagai struktur penulisan surat formal atau surat dinas, dengan melampirkan beberapa persyaratan dokumen yang telah diminta.

Berikut akan dijelaskan step by step kamu mengirimkan lamaran kerja melalui email :

Baca juga : Cara Menanyakan Lowongan Kerja secara Langsung

Pilih Platfrom Email

Ketika memilih plarfrom penyedia layanan email gratisan, pilihlah yang sudah terpercaya dan memiliki kredibilitas, seperti gmail (google mail) dan ymail (yahoo mail).

Kamu juga bisa menggunakan hosting pribadi dan menyewa domain TLD yang sudah kamu beli, misal admin@ukmsumut.com.

Tapi kalau kamu seorang fresh graduate, kami sarankan untuk menggunakan gmail saja. Karena seperti yang kita ketahui, gmail adalah milik google, dan kamu pengguna android sudah pasti memiliki akun ini untuk membuka playstore, youtube, google maps dan produk google lainnya.

Buat akun Email dari Desktop

Sobat ukm sumut cukup mengunjungi alamat gmail.com , mail.yahoo.com atau alamat lain yang menjadi alamat utama penyedia email langsung dari perangkat browser milik kalian, terserah mau browser apa tapi kami rekomendasikan browser google chrome, firefox atau opera.

  • mail.google.com
  • mail.yahoo.com
  • mail.yandex.com

Isi kotak biodata yang diminta

Dalam membuat email baru, perlu sobat ukmśumut mengisi beberapa biodata seperti yang telah tertera pada kotak yang sudah disediakan oleh pihak google, jadi kamu harus mengisinya Sesuai dengan informasi yang kamu miliki. Misalnya seperti gmail dibawah ini :

mengirim lamaran email
cara mengirim lamaran lewat email

Masukkan nomor HP

Ketika kamu mendaftar gmail atau yahoo mail, maka kamu harus memasukkan nomor handphone yang aktif. Hal ini berguna untuk fitur keamanan. Masukkan nomor hp yang kamu pakai sehari hari ya!

gmail lamaran kerja
cara mengirim lamaran kerja lewat email

Membuat akun email dari smartphone

Kamu juga bisa membuat akun gmail atau ymail dari browser HP milikmu. Atau dari sistem android langsung (jika kamu pengguna android, maka otomatis kamu harus punya akun google untuk menggunakan berbagai aplikasi default seperti gmail, youtube, google play dan lainnya.

  1. Pergi ke pengaturan atau setting utama di android, pilih account, add “google”.
  2. Pilihan Add your account pilih bagian bawah “Or create a new account”.
  3. Lalu isi pilihan nama depan dan nama belakang, pilih “Next”.
  4. Basic information, pilih tanggal lahir, bulan dan tahun beserta jenis kelamin. Pilih “Next”.
  5. “How you’ll sign in, pilih alamat email yang kamu suka dan masih tersedia.
  6. “Create password” isikan kata sandi untuk digunakan sebagai alat keamanaan.
  7. “Add phone number” isikan nomor handphone yang akan digunakan (kamu bisa skip).
  8. “Privacy and Terms” baca berbagai syarat dan ketentuan dalam penggunaan email, pilih “I AGREE”.

Baca juga : Cara Melamar Kerja Lewat HP

Memilih Alamat Email yang Profesional

Apa itu alamat email yang profesional? Adalah alamat yang merepresentasikan profil tentang mu, bisa menggunakan nama lengkap yang diberikan penghubung titik.

Misalnya nama admin adalah muhammad reza harahap, maka email yang tepat adalah “muhammad.reza@gmail.com” atau “reza.harahap@ymail.com”.

Hindari penggunaan nomor atau angka yang tidak jelas, atau menggunakan frasa yang tidak memiliki keterkaitan dengan nama mu. Ini akan merusak reputasi alamat emailmu, dan sobat ukmsumut akan dianggap kurang profesional oleh pihak HRD Perusahaan.

Menulis surat lamaran

Ini adalah salah satu langkah yang paling urgent dalam pertama, yaitu kamu harus mempersiapkan surat lamaran dengan format umum yang nantinya bisa kamu kirimkan ke banyak perusahaan. Lalu bagaimana format surat lamaran umum yang baik dan benar? kamu bisa copas dibawah ini :

Hal : Lamaran pekerjaan

Kepada Yth,
Bapak / Ibu HRD
PT. _________

Dengan hormat,
Saya yang bernama Ucok Pardomuan bermaksud untuk melamar dan bergabung bersama PT _________. Adapun jenis pekerjaan yang saya maksud adalah sebagai Supervisor Marketing atau posisi lain yang dibutuhkan.

Berikut data singkat saya :

Nama :
Tempat / tgl lahir :
Pendidikan terakhir :
Alamat :
Telepon :
Status :

Saya memiliki kondisi kesehatan yang baik, rajin belajar dan dapat bekerja secara tim dan individual. Sebagai bahan pertimbangan, saya melampirkan :

1. Scan Daftar Riwayat Hidup
2. Scan Surat Keterangan Lulus Strata 1 dan Transkrip Nilai
3. Scan Sertifikat Pendukung
4. Scan ocopy KTP
3. Pas foto terbaru

Saya berharap Bapak / Ibu bersedia memberikan kesempatan untuk mengikuti tahapan seleksi selanjutnya, apabila memang membutuhkan tambahan karyawan baru. Demikian surat lamaran ini saya buat. Terima kasih.

Hormat saya,

(Nama Pelamar)

Scan Berkas Dokumen Syarat Lamaran

Mengirimkan surat lamaran melalui email berarti kamu harus mengirimkan berbagai jenis dokumen persyaratan umum lamaran kerja dalam bentuk soft file, bisa berbentuk pdf, docx, xls, jpeg dan rar.

Untuk mengubah dokumen asli menjadi soft file, sobat ukmsúmut perlu melakukan proses scanning dengan alat printer yang memiliki fitur scan, atau dengan memanfaatkan kamera handphone mu.

Saran kami, kamu bisa pakai aplikasi camscanner atau aplikasi Vflat. Kalau tidak ingin repot, bisa juga pakai fitur scan bawaan dari google drive. Tinggal buka google drive, klik icon plus di kanan bawah dan pilih scan image.

hasil scan lamaran kerja
cara mengirim lamaran lewat email

Compressing File

Ini juga menjadi tahapan yang sangat penting untuk kalian perhatikan. Karena biasanya soft file yang dihasilkan dari proses scanning, membuat ukuran file sangat besar. Apalagi dalam bentuk gambar, bisa sampai 5 mb-an keatas.

Kalian perlu menggunakan compressing atau menurunkan kualitas gambar pas photo, gambar ijazah, sertifikat, transkrip nilai dan lainnya. Untuk dokumen hasil scan, lakukan compressing pada gambar jpeg/png nya, lalu ubah ke format PDF.

Simpan Dalam Format PDF / RAR

Untuk dokumen persyaratan seperti CV (daftar riwayat hidup), akta, ktp, ijazah, transkrip nilai, sertifikat, dan lainnya harus diubah ke bentuk PDF.

Sobat ukm sumut bisa googling bagaimana cara mengubah file gambar ke PDF (tinggal ketik “convert jpeg/png to pdf”) atau pakai fitur word 2013 keatas, ada fitur save as pdf didalamnya.

Nah kamu disarankan untuk menggabungkan semua file lampiran ke dalam 1 file pdf (tapi bisa juga di pisah dan me attach masing masing berkas). Kamu bisa pakai website online PDF Joiner (tinggal googling saja, ada banyak kok.)

Untuk format WINRAR, bisanya perusahaan akan meminta seluruh file file yang dipersyaratkan untuk dimasukkan satu saja ke dalam winrar atau winzip, tapi kalau tidak diminta, maka kamu lampirkan aja secara terpisah seperti biasanya.

Isi Subject Email

Subjek pada Email diisi dan dimanfaatkan sebagai identitas surat yang hendak dikirim. Ibaratnya ini adalah bagian identitas atau kop surat yang ada di email.

Jadi kamu wajib untuk mengisi subjek email dengan informasi seperti “Lamaran Kerja – Posisi Lamaran” misal, “Lamaran – Marketing Officer”.

Dengan demikian, maka pihak HRD perusahaan akan langsung mengetahui email yang masuk tersebut adalah email yang berasal dari lamaran kerja dan akan dikelompokkan dalam suatu folder tertentu.

Isi Alamat Tujuan Email

Dan yang paling penting dari teknis pengiriman lamaran lewat email adalah mengisi alamat email tujuan. Jangan lupakan alamat email tujuan ini, ibarat mengirim sms atau menelpon, tanpa tujuan yang jelas, tentu kamu tidak bisa menghubungi pihak tujuan, bukan?

Maka penting sekali sobat ukmsumut untuk memperhatikan huruf, penggunaan titik atau strip dan domain akhir dari email tujuanmu.

Jangan sampai kamu salah menulis alamat email tujuan, yang menyebabkan lamaran surat kerjamu tidak akan sampai dan melewatkan kesempatan loker yang ada.

format surat lamaran email
cara mengirim lamaran lewat email

Mengirim Lamaran ke Beberapa Email

Dalam usaha untuk mencari dan mendapatkan lamaran kerja yang cepat, efektif dan efisien, Maka kamu bisa mengumpulkan beberapa alamat email perusahaan dan mengirimkan lamaran kerja melalui email secara banyak sekaligus.

Tapi caranya adalah kamu jangan menuliskan alamat email tersebut di kolom tujuan alamat email, melainkan kamu harus mengisi alamat email perusahaan di kolom BCC.

Hal ini supaya ya perusahaan tersebut tidak bisa melihat alamat email lain yang kamu kirimkan surat lamaran yang sama, secara bersamaan. Cobain deh!

Copas Teks Lamaran ke Body Email

Nah langkah selanjutnya adalah ketika surat lamaran yang sudah kamu persiapkan sebelumnya dan telah kamu simpan dalam format doc di microsoft word, maka selanjutnya buka surat lamaran tersebut, dan kamu tinggal copy dan paste kan ke bagian tubuh email.

Ingat baik-baik, bahwa menulis surat lamaran, kamu hanya menuliskan lamaran saja di body email. Sementara untuk persyaratan lain kamu harus lampirkan.

Bukan malah memasukkan semua persyaratan di bawah di email. Karena hal ini sering sekali menjadi kesalahan bagi fresh graduate, atau orang awam.

Lampirkan File Berkas Lamaran

Bila perusahaan tidak menyebutkan syarat format file yang akan dikirim, gunakan ekstensi PDF, Untuk ukuran biasanya tidak melebihi 500 kb.

Kamu bisa memilih melampirkan file secara langsung atau memasukkannya dalam format zip sekaligus terlebih dahulu, kalau tidak ada permintaan khusus dari perusahaan, maka lebih baik di upload aja langsung secara terpisah-pisah.

Penting sekali untuk memastikan ukuran file lampiran tidak melebihi kapasitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini memang tergantung dari permintaan.

Apabila tidak ada aturan mengenai ukuran file, maka pastikan jangan lebih dari 5 MB-an. Hal ini berguna untuk menghemat kapasitas ruang dari layanan email yang mereka gunakan nantinya.

lampiran file
cara mengirim lamaran kerja lewat email

Cek Kembali Surat Lamaranmu

Sangat penting sekali sobat ukmsumut untuk melakukan pengecekan ulang terhadap setiap bagian-bagian yang dirasa penting dan apabila ada kesalahan penulisan pada body email, maka segera kamu perbaiki.

Kamu harus mengecek kembali apakah ada kesalahan di bagian penulisan subjek atau alamat tujuan, atau ada bagian lampiran yang kurang saat mengapload filenya, dan sebagainya.

Karena salah-salah, kamu akan dinilai tidak fokus, tidak serius dan kurang profesional dalam pengiriman lamaran kerja.

Mengirim Surat Lamaran

Dan pada akhirnya kamu tinggal menekan tombol “SEND” atau “KIRIM” untuk mengirimkan lamaran kerja dan semua lampiran yang ada di dalamnya ke alamat tujuan yang telah kamu tuliskan.

Tunggu hingga beberapa saat harga sampai surat tersebut masuk ke bagian tab “SENT” atau “KIRIM”. Nantinya kamu bisa mengecek status emailnya, apakah sudah sampai atau terjadi masalah.

Kalau emailnya terjadi masalah, biasanya kan ada laporan detail penyebab kenapa email tersebut tidak sampai ke alamat tujuan. Boleh jadi sobat ukmsumut salah menuliskan alamat email, alamat emailnya sudah terhapus, mengalami down dan sebagainya.

Baca juga : Kata Motivasi Mencari Kerja buat Pengangguran

Video Cara Mengirim Lamaran Lewat Email

Kalau kalian ingin menonton video dari kami yang menjelaskan bagaimana step by step untuk mengirimkan lamaran kerja lewat email, bisa tonton video yang ada dibawah ini :

Waktu yang Tepat untuk Mengirim

Kenapa waktu pengiriman surat lamaran menggunakan email dinilai penting terhadap kesuksesan diterimanya kamu dalam bekerja? Ini karena waktu yang tepat akan membawa kesempatan lebih besar untuk diterima dan dibaca lebih lama oleh tim HRD.

Admin ukmsumut.com sudah melansir dari laman Business Insider bahwa waktu terbaik untuk mengirim surat lamaran secara online kepada pihak perusahaan adalah antara waktu jam 08.00 pagi hingga jam 10.00 pagi (waktu ini adalah waktu produktif bekerja) di hari senin – jumat.

Kemudian lamaran yang akan kamu kirimkan antara pukul 03.00 hingga 05.00 sore akan punya kans/ kesempatan paling kecil untuk diterima atau dilanjutkan pada tahap wawancara selanjutnya.

Apalagi kalau sudah sampai malam hari, yang membuat para HRD sebenarnya malas untuk membua email pada jam tersebut.

Hal ini memang logis. Karena apabila dibandingkan ketika kamu mengantarkan surat lamaran secara langsung saja, maka akan lebih cepat diproses ketika mengirimkan nya pada waktu pagi hari, ketimbang siang atau sore. Maka kamu akan mendapatkan kesempatan diperhatikan lebih awal dari pelamar kerja lainnya.

Jadwalkan Kirim Lamaran Email

Kalau kamu tidak bisa mengirim lamaran kerja email sesuai dengan waktu diatas, maka solusinya adalah jadwal kan pengiriman emailnya.

Misal, kamu hanya bisa online saat malam, tapi ingin kirim email di waktu pagi jam 9, maka kamu bisa jadwalkan pengiriman email nya. Caranya adalah sebagai berikut :

Sebelum pesan dikirim, sobat job seeker bisa menjadwalkan pesan email tersebut dengan cara meng-klik ikon panah kecil yang sejajar dengan tombol “Send”.

Setelah di klik, akan muncul opsi “Schedule Send”. Tekan opsi itu sehingga muncul pop-up “Schedule Send”.

Nah kamu bisa mengatur waktu penjadwalan email lamaran kerja yang dikehendaki seperti tanggal, hari, dan jam. Setelah setting waktu selesai, kemudian kamu tinggal klik tombol “Schedule Send” di bagian bawah dan pesan akan otomatis terjadwalkan.

Kata Akhir

Pada akhirnya, setelah kamu mengikuti beberapa step-by-step yang telah dijelaskan di atas, maka kamu telah bisa dikatakan sebagai pejuang lowongan kerja. Jangan menyerah untuk selalu mencari lowongan kerja yang memang kamu inginkan.

Berikan yang terbaik, dan Isilah waktu luangmu dengan sesuatu yang produktif seperti mengikuti pelatihan misalnya. Terima kasih sudah berkunjung di ukm sumut, jangan lupa sebagai bentuk partisipasi kalian sedangkan share artikel ini ke sosial media teman-temanmu yang lain juga.

Reza Harahap

Reza Harahap adalah owner UKMSUMUT. Seorang Blogger, Youtuber dan Investor. Senang belajar bisnis keuangan. Website ini memberikan peluang usaha, ide bisnis, finansial, tutorial, pekerjaan dan contoh informasi yang berguna lainnya

Share on: